受注管理システムとは？ECの現場を支えるプロが教える機能・選び方・導入のリアル
最近、ネットショップの注文が増えてきたんだけど、受注処理が追いつかなくて…在庫ミスや発送漏れも出ていて、ちょっと限界を感じています。
それなら、“受注管理システム”の出番ですね！受注管理システムを使うことで、効率も精度もグッと上がりますよ。
ネットショップやEC運営において、「受注管理」は売上拡大とともに必ず直面する課題のひとつです。
注文数が少ないうちは手作業やExcelでもなんとかなりますが、ビジネスが成長するにつれて、
「スタッフの負担が大きくなり、発送ミスや対応漏れが増えてきた」
といった課題に直面する方も多いのではないでしょうか？
そんなときに検討されるのが受注管理システムです。
ただし、いざ調べてみると
- 「そもそも受注管理システムとは何なのか？」
- 「どんな機能があって、何が便利なのか？」
- 「自社には本当に必要なのか？」
などなど、気になることが次々に出てきます。
そこで本記事では、ネットショップ一元管理システム「助ネコ」を提供し、数多くのEC事業者の業務改善を支援してきた私たちが、受注管理システムの基本から、導入のメリット、システム選びのポイントまでを、現場目線でわかりやすく解説します。
目次（クリックで移動）
受注管理システムとは何か？
受注管理システムとは「ネットショップやECサイトにおいて発生する注文情報を一元管理し、受注処理の効率化・自動化を実現する業務支援ツール」です。
ネットショップを運営していると、注文が入るたびに様々な業務が発生します。
- 注文内容の確認
- 在庫の引き当て
- 発送手配
- 決済確認
- メール連絡
- キャンセルや変更への対応など
これらの作業は、少数の注文であれば手作業でも対応できますが、注文数が増えてくるとヒューマンエラーや作業遅延のリスクが高まっていきます。
こうした課題を解決するために、多くのEC事業者が導入を検討しているのが「受注管理システム」です。
では、受注管理システムとは実際にどのような機能を持ち、どんなメリットがあるのでしょうか？
たとえば、複数の販売チャネル、楽天、Amazon、メルカリShops、自社EC（Shopify、Makeshop）などからの注文情報を自動で集約し、一元的に管理できるのが大きな特長です。
さらに、在庫管理や出荷管理、顧客へのメール通知など、周辺業務とも連携できるため、業務全体の流れがスムーズになり、作業時間も大幅に短縮されます。
つまり、受注管理システムとは「作業の正確性・スピード・効率化」を支える、EC運営の要とも言える存在なのです。
受注管理システムの機能
受注管理システムの機能は、ECサイトやネットショップの受注業務を効率化・自動化するために設計されています。
注文を受けた後の一連の流れをスムーズに処理できるよう、多くのシステムには以下のような基本機能が備わっています。
受注情報の一元管理
複数の販売チャネル、楽天、Amazon、メルカリShops、自社EC（Shopify、Makeshop）などからの注文を自動で取り込み、ひとつの画面で管理できます。
これにより、モールごとの確認作業が不要になり、確認漏れや二重対応といったミスも減少します。
たとえば、私たちが提供しているネットショップ一元管理システム「助ネコ」では、主要モールやカートとの自動連携に対応しており、毎日の受注処理を大幅に効率化できます。
自動メール送信機能
注文確認メール、出荷完了メール、キャンセル通知など、各種メールをテンプレート化し、自動で送信できます。
人的ミスを防げるだけでなく、顧客対応のスピードと正確さも向上します。
在庫管理との連携
在庫の引き当てや残数の調整を自動で行うことで、売り越しや在庫差異を防ぎます。
特に複数モールで販売している場合、リアルタイムな在庫連携は業務の安定運営に欠かせない機能です。
「助ネコ」でも、受注情報と在庫情報が連携しており、販売機会のロスやトラブルの回避に貢献しています。
出荷管理との連携
出荷指示の自動生成や、配送会社向けの送り状データの出力、出荷ステータスの反映など、物流業務を支援する機能も充実しています。
これにより、倉庫や配送部門との連携がスムーズになります。
顧客管理・対応履歴の記録
キャンセル・変更・問い合わせなどの対応履歴を顧客単位で記録でき、誰がいつ何を対応したかがひと目で分かります。
これにより、属人化の解消や、クレーム対応の品質向上にもつながります。
外部サービスとの連携機能
会計ソフト、WMS（倉庫管理システム）、POSレジ、運送会社の送り状発行システムなど、外部ツールとの連携が可能な受注管理システムも増えています。
業務全体の自動化・最適化を図るうえで、こうした拡張性も重要なポイントです。
助ネコでは、各種システムとのAPI連携やCSV連携を通じて、EC業務の全体最適化を支援しています。
受注管理システムの導入メリット
受注管理システムの導入メリットは、単に作業を「楽にする」だけではありません。
EC運営全体の生産性向上や、顧客満足度の向上、そして組織としての持続的な成長にもつながる重要な投資です。
ここでは、実際に導入することで得られる主なメリットを、現場視点でご紹介します。
作業時間の大幅削減と業務効率の向上
受注情報の確認・処理・メール対応・出荷手配など、本来であれば人手で行っていた業務を自動化・一元化することで、毎日の受注処理にかかる時間を大幅に短縮できます。
例えば、「助ネコ」を導入いただいた以下の企業様では、受注処理にかかる時間が大幅短縮され、その分の時間を商品企画や販促施策にあてられるようになったというケースもあります。
ヒューマンエラーの防止
作業が属人化していたり、手入力や確認作業が多かったりすると、どうしても
- 「発送ミス」
- 「二重出荷」
- 「在庫ズレ」
といったミスが発生しやすくなります。
受注管理システムの導入メリットとして、自動処理による正確性の向上が挙げられます。
ルール化された処理によって、担当者による対応のブレもなくなり、クレームや再対応の手間も軽減されます。
顧客対応のスピードアップと満足度向上
受注確認メールや発送通知メールなどを自動で送信できるため、お客様への連絡がタイムリーかつ正確に行えるようになります。
結果として、「対応が早い」「安心感がある」といったポジティブな評価につながり、リピート率やレビューにも良い影響を与える可能性があります。
複数モール・複数店舗の一元管理が可能に
異なるECモールや自社サイトでの注文を、それぞれ別管理していると業務が煩雑になりがちです。
受注管理システムの導入メリットのひとつが、全チャネルの注文を一元管理できること。
「助ネコ」でも、メルカリShops、Amazon、楽天、自社EC（Shopify、Makeshop）など、複数の販路をまとめて管理できるため、データの整合性を保ちながら、効率的な運用が可能になります。
在庫管理の精度が向上
受注と同時に在庫が自動で引き当てられるため、在庫の二重引き当てや欠品リスクを最小限に抑えられます。
また、システムによっては
- 在庫のリアルタイム更新
- 在庫アラート機能
を搭載しているものもあり、在庫切れによる販売機会損失を防ぐことができます。
5. 拡張性・連携性による業務全体の最適化
受注管理システムは、単体で完結するのではなく、在庫管理・出荷管理・会計ソフト・WMSなどとの連携によって、業務全体の最適化が期待できます。
事業の成長に応じて拡張できる柔軟性も、システム導入の大きな魅力です。
受注管理システムの導入デメリット
受注管理システム、多くのEC事業者にとって魅力的なツールですが、導入すれば必ずしもすべての課題が解決するわけではありません。
むしろ、導入後に「こんなはずじゃなかった…」と後悔するケースもあります。
これからご紹介する受注管理システムの導入によるデメリットをあらかじめ把握していただき、後悔しない選定と導入判断の一助になればと思います。
初期費用・ランニングコストが発生する
多くの受注管理システムは、有料のクラウド型やオンプレミス型で提供されています。導入時には初期設定費用やシステム構築費用がかかることが一般的です。
また、月額利用料や保守費用など、継続的なランニングコストも無視できません。
小規模なECサイトの場合、費用対効果を冷静に見極める必要があります。
社内の業務フロー変更が必要になる
受注管理システムを導入すると、それまでのアナログな業務フローや独自の処理手順を見直す必要があります。
慣れた業務スタイルを変更することに対する現場の抵抗感や、一時的な混乱が発生する可能性もあります。
特にスタッフのITリテラシーが低い場合、導入初期には手間取ることがあるため、事前の教育体制やサポート体制の整備が重要です。
システムの機能が自社に合わないことも
「多機能＝使いやすい」とは限りません。中には機能が多すぎて操作が複雑だったり、自社の業務にマッチしない仕様だったりすることも。
必要な機能が標準搭載されていなかったり、オプション費用が発生する場合もあります。
導入前には、実際の操作画面や運用シナリオをシミュレーションし、自社の業務との相性を確認することが不可欠です。
他システムとの連携に課題がある
既存のカートシステム、在庫管理ツール、会計ソフトなどとの連携は、受注管理システムのパフォーマンスを最大化する上で重要です。
しかし、システム同士の互換性がなかったり、API連携がスムーズにいかないケースも少なくありません。
思わぬ追加開発費用や、連携エラーによる業務停止リスクなども想定しておく必要があります。
導入後すぐに効果が出るわけではない
システムを導入すれば即座に業務効率が向上する、という期待を持ちがちですが、実際には定着までに時間がかかることが多いです。
社内教育やマニュアル整備、試行錯誤を経て、ようやく安定稼働に至るというのが現実です。
短期的な成果を求めすぎず、中長期的な視点での運用計画が求められます。
受注管理システムを選ぶポイント
受注管理システムには、さまざまなシステムが存在します。
初めて導入を検討する方にとっては「どれを選べばいいのか分からない」と迷ってしまうことも多いはずです。
ここでは、失敗しないために押さえておきたい受注管理システムを選ぶポイントを、現場支援を行ってきた視点からご紹介します。
より詳細な受注管理の選び方や、おすすめの受注管理システムが知りたい方は以下の記事が参考になります。
自社の販売チャネルに対応しているか
まず確認したいのが、自社で使っているモールやカートに対応しているかどうかです。
楽天、Amazon、メルカリShops、自社EC（Shopify、Makeshop）など、複数チャネルで展開している場合、すべてに対応していなければ一元管理はできません。
「助ネコ」では主要なモール・カートに対応しており、複数店舗の運営を一つの画面でスムーズに管理できる環境を提供しています。
処理業務の自動化範囲
「どこまで自動化できるか」は、運用負担に直結する大切なポイントです。
受注の取り込み、在庫の引き当て、メール送信、送り状の作成など、自動化できる範囲が広いほど、人的工数は削減できます。
導入前に、
- 「この作業は自動で処理できるのか？」
- 「何を人の手で行う必要があるのか？」
を確認しておくと安心です。
サポート体制・使いやすさ
どれだけ高機能なシステムでも、「使いにくい」「質問しても返答が遅い」では現場では定着しません。
日々の業務で使い続けるものだからこそ、操作性の分かりやすさやサポートの手厚さは非常に重要です。
助ネコでは、電話やメールでのサポートはもちろん、導入時の初期設定や操作説明まで丁寧に対応しており、初心者の方でも安心して使い始められる体制を整えています。
他システムとの連携性
受注管理だけでなく、在庫管理、出荷管理、会計ソフト、倉庫管理システムなど、業務全体との連携ができるかどうかも選定の重要な基準です。
システム同士の連携がスムーズであれば、データの二重管理や手入力の手間が減り、業務全体の効率化につながります。
コストと将来的な拡張性
費用面だけで判断してしまうと、後から「機能が足りなかった」「サポートが不十分だった」と後悔するケースもあります。
「今」だけでなく、「これから売上や注文数が伸びたときにも使い続けられるか？」という視点で、中長期的な成長に対応できる柔軟性を持ったシステムかどうかも確認しておきましょう。
助ネコは、月額制でスモールスタートも可能ですし、最低利用期間もありません。
ですので、小規模ECから中規模・多店舗運営へとスムーズに対応できる設計になっています。
受注管理システムを導入すべき企業の特徴
「受注処理が大変になってきたけど、まだシステムを導入するほどでもないかも…」
そんなふうに迷っている企業も少なくありません。
しかし、受注管理システムを導入すべき企業の特徴にはいくつか明確な共通点があります。
当社「助ネコ」でも、実際にさまざまなEC事業者を支援する中で、導入前に似たような課題や状況を抱えていた企業が多く見られました。
ここでは、受注管理システムの導入を検討すべき企業の代表的な特徴をご紹介します。
注文数が増え、手作業での処理が限界に近い
最も分かりやすいサインが「作業量の増加による現場の疲弊」です。
- 毎日数十件〜数百件の注文を手作業で処理している
- ミスや対応漏れが増えてきた
- 作業に追われ、本来注力すべき販促や商品開発に手が回らない
こういった状況は、受注管理システムを導入すべきタイミングのひとつです。
複数モール・複数店舗で販売している
楽天、メルカリShops、Amazon、自社EC（Shopify、Makeshop）など、複数のチャネルで販売している企業も導入の優先度が高いです。
各モールで別々に受注処理をしていると、作業が重複し、確認漏れや在庫ズレといったトラブルも発生しやすくなります。
受注管理システムを導入することで、すべての注文を一元管理し、業務の統合・効率化が図れます。
スタッフによる業務の属人化が進んでいる
- 「この作業は○○さんしかできない」
- 「○○さんに休まれると現場が回らない」
そんな状態になっている企業は、属人化により、受注業務がブラックボックス化している可能性があります。
受注管理システムの導入により、業務フローを可視化・標準化することができ、誰が対応しても同じ品質で処理できるようになります。
業務のミスやクレームが増えてきた
- 発送ミスや誤出荷
- お客様への連絡漏れ
- 在庫の売り越し
こういったヒューマンエラーが増えている企業は、システム導入によってミスのリスクを大幅に減らすことができます。
「助ネコ」を導入した以下の企業様からも「お客様への対応が迅速にできるようになり、発送ミスも少なくなりました。」という声が寄せられています。
発送ミスが無くなり、受注管理が効率化 | ネットショップ受注管理システム｜助ネコEC管理システム
受注管理や発送作業の非効率さに悩んでいた業務が、「助ネコ」の導入で一目で把握・迅速対応が可能に。発送ミスの減少や操作性の向上、丁寧なサポート体制にも満足してい…
今後の売上拡大・多店舗展開を見据えている
- 「今は何とか回っているが、今後さらに売上を伸ばしたい」
- 「新たなモールや海外販売も検討している」
このように成長フェーズにある企業は、早めに業務基盤を整えておくことで、将来的な拡大にもスムーズに対応できます。
受注管理システムは、売上の伸びに応じて処理量が増えても、安定した運用を支えてくれる存在です。
受注管理システム導入までの流れ
受注業務の効率化や人的ミスの削減、さらには事業成長を支える基盤として注目されている受注管理システム。
しかし、
- 「システム選びに失敗した」
- 「社内に定着しなかった」
など、導入にまつわるトラブルも少なくありません。
ここでは、受注管理システム導入までの流れと、失敗しないためのコツをステップ形式でわかりやすく解説します。
これから導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
現状の課題を洗い出す
まずは、自社の受注業務における課題や非効率なポイントを明確化しましょう。
- 処理に時間がかかる
- ヒューマンエラーが多い
- モールやカートごとの管理が面倒
- 顧客対応が属人化している
実際に業務を担っている現場スタッフの声を聞くことで、よりリアルな課題が見えてきます。
必要な機能を明確にする
課題をもとに、必要な機能をリストアップしていきます。
- 複数モールの一括管理
- 在庫とのリアルタイム連携
- 自動メール送信や帳票出力
- 出荷・配送管理の自動化
ここでのポイントは、“あったら便利”な機能と“絶対に必要”な機能を明確に分けておくこと。
導入後のミスマッチを防ぐためにも、このフェーズは重要です。
システムを比較・選定する
市場には多種多様な受注管理システムがあります。料金体系、機能性、UIの見やすさ、使いやすさ、サポート体制などを比較しながら、最適なツールを選びましょう。
たとえば、「助ネコ」のように、複数モールの一元管理から出荷・在庫管理までをカバーし、さらに導入サポートやカスタマー対応の手厚さに定評のあるシステムは、特にシステム導入が初めての方や中小規模の事業者から高評価を得ています。
初期費用や契約期間なども確認しつつ、実際にトライアルやデモを試すことが、失敗を防ぐ最大のコツです。
以下の記事でも詳しく解説していますので、是非参考にしてみてください。
社内合意と導入決定
システムを導入するには、コストや業務フローの変更を伴うため、社内の合意形成が必須です。
- 経営層にメリットと費用対効果を説明
- 現場にとっての利便性や変化点を共有
実際に運用を担うスタッフが不安を感じないよう、「誰でも直感的に使える操作性」を持つツールを選ぶと社内浸透もスムーズです。
助ネコのように、UIのわかりやすさにこだわったシステムは、現場のストレスを軽減してくれます。
初期設定・データ移行
契約が完了したら、いよいよ導入フェーズへ。
主な作業は以下のとおりです。
- 商品・顧客・受注データの移行
- 倉庫設定や配送ルールの登録
- 他システムとの連携設定（モール・在庫管理・会計ソフトなど）
この段階でのベンダーのサポート力は非常に重要です。
助ネコでは無料オンラインコンサルや初期サポートが充実しているため、初めての導入でも安心です。
社内トレーニング・運用開始
操作方法に慣れるまで、社内での研修やマニュアル整備が欠かせません。
- オリジナルの操作マニュアルを作成
- 部署ごとに研修・説明会を実施
- 運用初期はヘルプ対応体制を強化
導入後すぐに使いこなすのは難しいものですが、操作がシンプルで、サポート窓口の対応が迅速なシステムを選ぶことで、スムーズな定着が期待できます。
まとめ：受注管理システムは成長の味方。次のステージへ踏み出そう！
受注管理システムは、ただ作業を効率化するためのツールではありません。
- 「もっとスムーズに注文処理をしたい」
- 「人手不足でも回る仕組みがほしい」
そんな悩みに応えてくれる、あなたのビジネスを支える“味方”です。
今のやり方に少しでも限界を感じているなら、それは次のステージへ進むタイミングかもしれません。
最近では、初心者でも使いやすく、サポートがしっかりしているシステムも増えています。
たとえば「助ネコ受注管理システム」は、操作のわかりやすさと安心の初期サポートで、EC初心者から経験者まで幅広く選ばれています。
「もっとラクに」「もっと正確に」「もっと売上を伸ばしたい」その想いを、助ネコ受注管理システムが形にしてくれます。
そろそろ、受注管理システムという心強い味方とともに、あなたのショップを次のステージへ進めてみませんか？
